Salah satu jurusan yang banyak ditemui di taraf Sekolah Menengah Kejuruan atau SMK adalah jurusan administrasi perkantoran. Tapi banyak yang belum tau sebenarnya apa saja materi SMK jurusan administrasi perkantoran yang bisa didapatkan?
Jurusan administrasi perkantoran pada SMK umumnya akan menyiapkan lulusannya supaya dapat memahami setidaknya bagaimana cara pengelolaan administrasi dalam perkantoran. Jadi beberapa materi yang akan didapatkan adalah:
1. Surat Menyurat
Berbicara mengenai materi SMK jurusan administrasi perkantoran pastinya identik dengan hal penyuratan. Ya, materi ini memang ada di jurusan administrasi perkantoran dengan pokok pembelajaran seperti membuat berbagai macam surat. Terlebih surat dinas yang memiliki peraturan dasar aturan tersendiri.
Materi surat menyurat mempelajari dari mulai bentuk, macam, bagian-bagian, cara penulisan, contoh, hingga proses masuk dan keluar sebuah surat. Tentunya hal ini sangat berguna untuk diperhatikan dalam sebuah kantor.
Tujuan diberikannya materi ini tidak lain adalah demi memberikan citra baik sebuah kantor yang tercermin dari proses surat menyurat. Dengan begitu, nantinya murid diharapkan dapat membuat surat yang memiliki isi dan sampul yang baik agar menimbulkan kesan terhadap penerimanya.
2. Kearsipan
Pada materi ini murid akan diberikan pembelajaran mengenai proses arsip dokumen maupun data. Selain itu, materi SMK jurusan administrasi perkantoran ini juga termasuk untuk melatih kecepatan dalam mencari sebuah arsip. Sehingga lulusan nantinya dapat melakukan proses pengarsipan secara efisien.
Tak hanya mengenai masalah proses pengarsipan. Materi ini juga mengajarkan bagaimana cara menempatkan arsip, menyimpan, mengamankan, merahasiakan, dan mempertanggung jawabkan arsip tersebut. Terdapat 3 aspek kearsipan yang dijunjung yakni sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan dalam pembuatan rencana hingga pelaksanaannya di masyarakat.
3. Simulasi Digital
Terdapat 5 KD atau kompetensi dasar yang akan diajarkan kepada para murid dalam materi ini. Dari komunikasi di jaringan, kelas maya, simulasi visual, presentasi video, serta buku digital.
Adanya simulasi digital merupakan bentuk pembelajaran yang memakai teknologi informasi komunikasi lewat pengembangan berbasis teknologi web. Buku elektronik atau E-book dan merupakan materi SMK jurusan administrasi perkantoran yang juga turut diajarkan.
Mengenai komunikasi digital, dalam materi ini diartikan sebagai proses pertukaran informasi antara 2 alat ataupun lebih. Sebagai alat yang memfasilitasi penyampaian dan penerimaan data. Para murid pada era komputer ini juga dituntut belajar mengenai perangkat digital yang termasuk dalam perangkat lunak.
4. Administrasi Keuangan
Selanjutnya yang termasuk dalam materi SMK jurusan administrasi perkantoran juga ada administrasi keuangan. Secara luas materi administrasi keuangan ini akan mempelajari tentang penggunaan dana milik sebuah organisasi. Dalam rangka melaksanakan aktivitas organisasi tersebut.
Seperti halnya manajemen keuangan dari mulai merencanakan, mengimplementasikan, meregulasi, dan mengawasi, hingga mengevaluasi keuangan. Sedangkan dalam artian yang lebih sempit administrasi keuangan berisi pelajaran mengenai proses mencatat, mendata, dan mengeluarkan dana.
Jadi tujuan dari materi ini dapat membuat murid mengerti akan proses serta aturan keuangan sebuah kantor. Supaya sistem keuangan sebuah kantor dapat ditangani dengan baik serta dapat dipertanggung jawabkan dengan berdasar peraturan yang berlaku.
5. Administrasi Kepegawaian
Materi ini memiliki cakupan seperti panduan untuk menetapkan sebuah keputusan dan pelaksanaan kegiatan yang konsisten. Melalui prinsip yakni pengambilan keputusan secara tepat dalam rangka mencapai tujuan.
Administrasi kepegawaian dapat menentukan jumlah pegawai untuk memenuhi pekerjaan sesuai kebutuhan, termasuk juga sistem pengupahan pegawai yang harus dilakukan. Selain daripada itu, murid juga diajarkan cara menentukan beban kerja dari masing-masing pegawai sesuai dengan kapasitas dan posisinya.
Termasuk juga dalam peningkatan kualitas keahlian para pegawai supaya pengerjaan tugasnya menjadi lebih efektif dan efisien. Penentuan jumlah pegawai yang tepat sesuai dengan tugas yang diberikan akan sangat membantu pencapaian target yang telah disusun oleh kantor.
6. Administrasi Sarana dan Prasarana
Salah satu materi SMK jurusan administrasi perkantoran ini akan memberikan pengajaran yang berguna menunjang proses pekerjaan. Baik secara langsung ataupun tidak langsung melalui pengaturan sumber daya manusia atau alam yang telah tersedia.
Tujuannya tidak lain adalah demi tercapainya tujuan dari kantor yang didapat secara efisien dan efektif. Administrasi sarana dan prasarana turut mencakup perihal identifikasi sarana dan prasarana kantor, serta mengatur barang-barang tersebut.
Di samping itu, murid juga akan diajari bagaimana cara melakukan pendataan, pemeliharaan barang, pengaturan, hingga pencatatan penyusutan mesin dan barang. Serta mengenai administrasi penghapusan nilai barang yang terdapat di pembukuan kantor.
7. Administrasi Humas dan Keprotokolan
Murid SMK juga turut diberikan materi mengenai public relation atau kehumasan. Dalam materi ini murid diajari mengenai ilmu dengan tugas memperkirakan bagaimana kecenderungan dan memprediksi konsekuensi. Juga memberikan saran terhadap pemimpin organisasi dan dalam merencanakan kegiatan.
Guna materi SMK jurusan administrasi perkantoran ini adalah demi terwujudnya pelayanan kepentingan organisasi dan masyarakat. Selain kehumasan, murid juga akan menerima materi tentang keprotokolan yang bertujuan untuk menjaga dan meningkatkan citra kantor.
Secara umum, sebuah kantor atau instansi akan memiliki serangkaian aturan atau tata cara untuk menjadi rujukan ketika melaksanakan acara resmi. Contohnya proses protokol untuk menyambut tamu yang datang di kantor atau instansi.
8. Bahasa Inggris
Terakhir untuk materi di SMK jurusan administrasi perkantoran adalah bahasa Inggris. Tak dapat dipungkiri bahwa saat ini mayoritas orang di seluruh dunia sudah menggunakan bahasa Inggris untuk berkomunikasi. Jadi hal ini juga sangat membantu bagi para murid untuk mengembangkan karirnya.
Materi bahasa Inggris akan mengajarkan murid melakukan komunikasi secara verbal maupun tertulis dalam bahasa Inggris. Sehingga pelaksanaan administrasi perkantoran seperti halnya surat menyurat dan laporan dapat dilakukan dalam bahasa Inggris.
Setiap materi SMK jurusan administrasi perkantoran yang akan diberikan kepada murid, sebelumnya akan disusun oleh guru masing-masing bidang studi. Sehingga pemberian materi akan mudah dicerna dan dipahami para murid supaya dapat dipraktikkan dengan maksimal.